Laboratorio 13. Mejoras en la transparencia de los procesos

Escrito por LabIN Granada Leído 288 veces. 14 respuestas.
Laboratorio 13. Mejoras en la transparencia de los procesos Proceso Facultad Cero

Bienvenidas/os al foro del laboratorio de diseño de propuestas número 13. Mejoras en la transparencia de los procesos con el siguiente reto y descripción:

Reto:  ¿Qué mecanismos, herramientas y comunicaciones se podrían implementar para introducir mejoras en la transparencia de los procesos que se llevan a cabo en la UGR?

Descripción: La transparencia de las instituciones y las empresas ha pasado de ser una opción voluntaria a una exigencia por parte de la ciudadanía. En este laboratorio se analizará la percepción que tienen los diferentes colectivos sobre la transparencia de la UGR para, partiendo de esta imagen, proponer recomendaciones y herramientas que mejoren la calidad de su transparencia y canales de comunicación.

Te dejamos dos materiales útiles: la Guía para participantes del Proceso Facultad Cero y la Guía de trabajo de los laboratorios de diseño de propuestas del Proceso Facultad Cero.

¡Queremos escucharte!

Respuesta de Manolo

La siguiente sesión del Laboratorio número 13, sobre “Mejoras en la transparencia de los procesos”, se realizará el viernes 20 de abril en el Complejo administrativo Triunfo, a las 12:00. El lugar en concreto se comunicará a través de este foro en cuanto se formalice la reserva del espacio.

Respuesta de Manolo

En la primera sesión del laboratorio se debatieron diversas temáticas y asuntos que sería interesante tratar, como por ejemplo:

1. La comunicación de la realización de Convenios al Ministerio. Se dijo que es obligatorio, y al parecer esta información no se está transmitiendo. Uno de los motivos puede ser que no hay un marco sancionador, por lo que al no haber penas, no se realiza. También se comentó la necesidad de hacer pública la motivación de estos convenios, no sólo su firma. ¿Por qué un año la universidad tiene un convenio con una aseguradora y otro con otra, o con una distribuidora, o con un banco en lugar de otro?. Debería informarse públicamente de las ventajas que ofrece una opción respecto a otra, y por la que resulta vencedora, no simplemente comunicarse el cambio de empresa sin más.

2. Mayor claridad en la información y en el reporte de gastos de la UGR. Por ejemplo, no se tiene acceso a cuánto gasta la universidad, o cada centro en concreto, en luz, agua, etc. Así, no podemos saber si ésta es una universidad eficiente, que gasta de forma adecuada los recursos de los que dispone.

3. Ampliar los Datos Abiertos de la Universidad y su acceso. Los gastos, como los mencionados en el punto 2, y otros datos de la universidad, deberían estar accesibles en abierto, es decir, deberían ser públicos los datos crudos, no resumidos en un informe, sin acceso a la comprobación de los mismos por los interesados. De esta forma, se podrían agrupar, analizar y utilizar en investigación, tanto para mejorar la calidad de la universidad, como en investigaciones científicas. Esto podría realizarse utilizando el portal de Transparencia de la UGR, en el que ya aparecen algunos conjuntos de datos (ranking de investigadores; matrículas; presupuesto; información salarial, etc).

4. Parece que, en general en las instituciones, hay temor a la transparencia. Y debería ser precisamente lo contrario, desear tener la mayor posible. Esto también sería beneficioso para la Universidad en general, ya que podría atraer alumnos. Estos días estamos viendo precisamente el caso contrario en la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid, donde la poca transparencia en los procesos y la falta de controles adecuados parece haber facilitado la corrupción en un Instituto. Este caso concreto está desprestigiando a toda esa universidad pública, y también al resto, habiendo tenido que publicar un comunicado la rectora junto con el equipo de gobierno de la Universidad de Granada para ratificar la transparencia, legalidad y buen hacer en esta institución. Mediante unos procesos realmente transparentes, accesibles a todos, se dispondría de los recursos realmente necesarios para prevenir casos de mala praxis y ni siquiera harían falta ese tipo de comunicados.

5. Al parecer, en muchas ocasiones, la Transparencia y la Protección de datos personales parecen enfrentarse. Esto ocurre, por poner un ejemplo, al comunicar las notas de los alumnos de forma pública. En las facultades hay diferentes modos de hacerlo, llegando a verse hojas de notas en las que se ha recortado el DNI de los alumnos de las hojas expuesta en el tablón. Una idea para este caso concreto, podría ser la evaluación por pares. Al conocer los alumnos del mismo grupo el trabajo de sus compañeros, podrían controlar que no haya alteraciones o resultados extraños en las notas de sus compañeros. Esto podría realizarse utilizando las siglas o números asignados en clase a cada alumno. También podrían comunicarse las notas en clase, para que los alumnos pudiesen llevar un “control interno” de éstas sin necesidad de hacerlas públicas (Se comentó el caso de padres que no tienen acceso a saber de cuántas asignaturas están matriculados sus hijos, teniendo que pagarles los estudios). El choque entre derecho a la protección de datos personales, y el acceso a datos para comprobar su veracidad, parece una importante fuente de conflictos que debería tratarse y solucionarse.

6. Una interesante propuesta fue la posibilidad de realizar Auditorias de Transparencia. Al igual que se llevan a cabo auditorias de Calidad, o de Protección de datos, que se realicen asimismo de Transparencia en los Servicios, en los Departamentos, etc.

7. Una cosa sencilla que mejoraría la transparencia en la universidad sería acabar con la posibilidad del Silencio administrativo. La universidad debería comprometerse, como hacen otras instituciones y se hace en otros países, a responder a todos los recursos y peticiones que se le soliciten, no ofreciéndose la posibilidad de que no responda y la solicitud, petición o recurso y esto se dé por desestimado sin ofrecer una explicación al menos.

8. A pesar del Canal UGR, que informa de las noticias más recientes que incumben a la Universidad y su comunidad, se comentó que se echa en falta una mejor comunicación. El uso de las redes sociales se ha fomentado mucho y se ofrece mucha información a través de estos medios, pero información relevante no llega a los interesados. Por ejemplo, la formación sobre comisiones para realizar algunos proyectos, como recientemente el Baremo unificado de la UGR (aún en proyecto), del que muchos profesores no tenían conocimiento, les habría gustado participar y no pudieron, no conociendo siquiera la composición de la comisión que redactó la primera versión que se envió para su evaluación por la comunidad.

9. Se comentó que en transparencia, se cumple justo con lo que exige la ley. Sin embargo, sería recomendable ir un paso más allá, adelantarse y liderar este cambio. También se dijo que es curioso que ninguna persona del Portal de Transparencia de la UGR se hubiese interesado por participar en el Laboratorio, ya que podría aportar muchas ideas, informar adecuadamente de lo que ya se realiza en la universidad y corregir los posibles errores o malas interpretaciones que por ignorancia podamos cometer en este laboratorio. Eso parece mostrar la falta de interés real por la transparencia en la UGR.

10. La información suministrada por la UGR debería ser la adecuada, con acceso a datos abierta, y atractiva. De otra forma, las personas no tendrán interés en ella. Así, una de las personas involucradas en el taller se ofreció a mandar información de cómo se lleva a cabo la Transparencia en otras instituciones, relacionándola con la Responsabilidad Social Corporativa, ya que como nos dijo, ésta es una de sus pilares fundamentales, y en la empresa privada es fundamental. Un informe sobre responsabilidad social en las universidades se adjunta en este foro.

11. Se comentó el caso de que en concursos de contratación de profesorado, en ocasiones los baremos, que deben ser públicos, se elaboraron o publicaron después de la convocatoria de las plazas e incluso el recibo de las solicitudes de los aspirantes. Eso favorece casos de mala praxis por intereses personales. Todos los baremos deberían ser públicos antes de la convocatoria de las plazas.

12. Al hilo del punto anterior, en los baremos de contratación, las áreas de afinidad deberían estar justificadas, por ejemplo, basándose en los códigos UNESCO, o las áreas de afinidad de la ANECA. Dejarlo a criterio de cada departamento, que las deciden sin justificación y pueden variarlas de una convocatoria a otra sin explicación, favorece los casos de mala praxis y la interposición de recursos de alzada, que serían evitables mediante una información clara y transparente del porqué de cada decisión y la inclusión o no de un área como afín.

 

 

Respuesta de LabIN Granada

Genial resumen de la primera sesión de laboratorio sobre transparencia, estamos deseando ver lo que habéis hecho en la segunda sesión. ¿Tenéis alguna foto?

¡Ánimo para la siguiente sesión!

 

 

Respuesta de Manolo

Hola,

Lamentablemente, no caímos en hacer fotos del primer día de laboratorio.

Pero para compensar, ¡sí hicimos bastantes el segundo día!, como pueden verse en la entrada correspondiente

Respuesta de Manolo

Finalmente la segunda sesión del Laboratorio sobre Mejoras en la transparencia tendrá lugar el viernes 20 de Abril a las 12:00 a 15:00 horas en el Aula B de formación del PAS, en el Complejo Administrativo Triunfo.

Seguiremos avanzando en la propuesta, concretando ya algunos puntos e intentando ofrecer soluciones a los problemas detectados.

Todo el mundo es bienvenido!

Respuesta de Manolo

En la segunda sesión del laboratorio, se realizó un resumen de lo tratado en la reunión anterior, y se inició la concreción de algunos apartados de la propuesta. Así, se realizaron los siguientes análisis:

 

1-      Ya se hizo evidente en la sesión anterior que hay un choque entre transparencia y Protección de datos. Un ejemplo, son los DNIs recortados en un tablón de notas (como se ve en la foto más abajo); una solución podría ser decir las notas en clase para que los compañeros hagan de controladores, (sabiendo los alumnos los criterios con antelación). Se propone que tal vez debería unificarse todo en una sola Unidad de transparencia y protección de datos, para evitar las incompatibilidades, ya que son dos caras de una misma moneda.

2-      Se debería mejorar el portal de transparencia: Se propone que la Transparencia debería aplicarse por colectivos de interés. Así sería más fácil para los interesados encontrar la información.

A-     Personal: Profesorado y PAS. Procesos de selección.

B-      Estudiantes: Control sobre las notas.

C-      Egresados: Tener accesibles datos de empleabilidad: Si trabajan en lo que estudiaron; Salarios; Años para encontrar trabajo, etc. Así los estudiantes tendrían información sobre su futuro laboral para tomar decisiones mejor fundamentadas.

D-     Ciudadanía: Gastos; Datos de la universidad.

Todo debería estar como datos abiertos, actualizados, accesibles, y no como pdf o resúmenes, con los que es imposible trabajar. También se debería identificar quién ha puesto esos datos, para poder pedir responsabilidad, o saber quién actualizarlos.

También se propone añadir una sección de Sugerencias en el mismo portal.

3-      Con respecto al PAS: Deberían crearse comisiones de selección del PAS. Que haya acceso a recursos como bancos de preguntas, supuestos prácticos, etc., a los que hasta ahora sólo tienen fácil acceso aquellos que ya están dentro del sistema. Los criterios de selección, baremos, etc. deberían ser públicos con antelación.

4-      Con las medidas que se proponen, aumentaría el prestigio y la imagen de la Universidad. Además, mayor transparencia significa también mayor publicidad, mayor captación de recursos. Esto podría atraer estudiantes de otras regiones o incluso del extranjero, al transformarse realmente en una universidad de Excelencia. (Se comenta que hace algunos años, en bufetes de abogados no querían a gente que hubiese estudiado derecho en Granada. En informática, en cambio, es al revés actualmente, son muy demandados). Ya que la UGR es la primera empresa de Granada, esta captación de  recursos y estudiantes sería muy beneficiosa.

5-      Se plantea que es necesario mejorar la comunicación interna: así, se propone que se articulen políticas de información, basadas en los datos de transparencia, que lleguen a los interesados. Por ejemplo, el cambio de convenio al Santander, no fue adecuadamente informado a los interesados. El 60% de las nóminas de la UGR aun están en Bankia, por lo que no se benefician de las ventajas del convenio, probablemente por no conocerlo.

6-      Hay un Vicerrectorado de Responsabilidad Social, Igualdad e Inclusión desde hace 3 años. Desde hace tiempo se espera el Informe de responsabilidad social. No se sabe si está hecho. En su momento se solicitaron datos a la Secretaría General, pero sólo se sabe que no está publicado, no es accesible. Sin embargo, debido a la importancia de la responsabilidad social y su relación con la transparencia, la publicación de ese informe parece necesaria lo antes posible.

7-      Es necesaria una mayor Cultura de la Transparencia, formar en ella para luchar contra la resistencia a ella que aún se percibe. Habría que organizar cursos, como se hacen para dar a conocer la Protección de datos.

Para finalizar la memoria de la reunión, se adjuntan algunas fotos sobre el desarrollo del laboratorio.

En la tercera sesión del laboratorio, que se celebrará el día 25 de abril a las 12:30 en el Aula B de Formación del PAS en el Complejo Administrativo Triunfo, se procurará acabar de concretar la propuesta y tener un documento final, así como preparar la presentación de dicha propuesta.

Todos quienes quieran participar, serán bienvenidos.

 

Respuesta de LabIN Granada

¡Qué gran trabajo! Gracias por esta labor de documentación tan completa que habéis hecho: ¡el proceso es tan importante como la propuesta en sí! Aprendizaje colaborativo, cocreación… ¡deseando ver el resultado final!

Respuesta de Manolo

¡Muchas gracias! La verdad es que está siendo un “trabajo” muy enriquecedor, al colaborar personas de ámbitos bastante diferentes y cada una aportar su propio punto de vista. Además, las reuniones están siendo muy amenas y fructíferas, por lo que es un placer participar.

Haremos lo posible para tener una propuesta interesante y sobre todo, realizable. Y que, además, esté a la altura del proceso y las expectativas iniciales.

Respuesta de Manolo

Debido a la imposibilidad de varios de los participantes de asistir hoy al Laboratorio por motivos urgentes de última hora, la tercera sesión se pospone a la semana que viene. Probablemente se realizará el miércoles 2 de mayo. Cuando se sepan la hora y fechas seguras, informaremos nuevamente.

Respuesta de Manolo

La tercera sesión del laboratorio tendrá lugar hoy 4 de mayo a las 12:00 p.m., en el Aula B de formación del PAS del Complejo administrativo Triunfo.

Respuesta de Manolo

En la tercera reunión del Taller de Transparencia, se continuó perfilando la propuesta a presentar. A continuación, dejamos un resumen de la sesión que tuvo lugar el viernes 4 de mayo:

3ª Reunión Laboratorio de Transparencia. Aula de formación del PAS, Complejo administrativo Triunfo:

Títulos planteados para la propuesta: “UGR: Hacia una mayor transparencia”, o “UGR+Transparente”. (El segundo parece convencernos más, al ser más atractivo y sencillo).

Objetivos planteados para la propuesta:

1. Aumentar la transparencia en la universidad. NO sólo cumplir con la ley, sino ir más allá.

2. Revisar el portal de Transparencia, y los datos abiertos. Al descargarlos se altera el formato y no es práctico trabajar con ellos, por lo que es prácticamente inútil tenerlos.

3. Ver qué hay en otras universidades e ir por delante de ellas, como se hizo en con el PROTOCOLO de la Universidad de Granada para la Prevención y Respuesta ante el Acoso.

4. Que haya acceso a más datos en abierto.

5. Realizar o presentar la Memoria de Responsabilidad social.

6. Mejorar la política de comunicación interna y la comunicación externa, en línea con este marco de transparencia.

7. Diagnóstico de transparencia y realizar hoja de ruta.

Recursos:

1. Se comenta que los recursos son ya existentes: Sólo faltaría voluntad política. ¿Qué se quiere publicar y a qué se quiere dar acceso? Y solicitar los datos a las unidades, departamentos o secciones correspondientes .

2. La Secretaría General (que se encarga de la protección de datos, hasta que se cree la ya planeada Unidad de Protección de datos).

3. La Unidad de Calidad.

4. Se podría crear una Unidad de Transparencia, y aún mejor que fuese unida a la de Protección de datos. (Pero parece que se va siguiendo simplemente la imposición legal, sin mucha voluntad real. Como ahora, el 25 de mayo, se requiere una Unidad de Protección de datos, se crea. Hasta que no se exija una de Transparencia… parece que no se realizará).

5. El vicerrectorado de responsabilidad social.

6. Formación y auditoría en Transparencia, como se hace con Protección de datos. Habría que formar a gente para realizar auditorías internas; cursos de formación para el plan de Transparencia. Para la mayoría de asuntos ya hay personal.

7. Nuevos canales de consulta (cómo dirigirse a la Gerencia). Para conseguir un feedback en la comunicación y así aumentar la implicación en la cultura de la universidad.

8. La mejora de la Transparencia debería ser a nivel de la CRUE: así se podrían comparar datos abiertos de todas las universidades. Que una sola lo haga no sería útil para consultar, analizar, comparar y realizar estudios y mejoras.

La estrategia debería consistir en ir de grande a pequeño. Las estrategias de transparencia deben ser transversales, globales. Y de ahí aplicarse a las partes interesadas (alumnado, PAS, PDI, ciudadanía…).

Como ciudadanos, no sabemos cómo consigue la UGR el dinero, y cómo lo gasta exactamente (hay memorias, pero no forma de comprobarlas).

Cronograma: Dependerá de la voluntad política. Se podría empezar desde ya, ya que están el portal de transparencia y la unidad de datos abiertos.

Debería realizarse un Plan estratégico de Transparencia. Debería ser una Acción Estratégica más que una simple propuesta: 3 meses de diagnóstico. 3 meses para recopilación de datos e información relevante. 3 meses para el diseño de una Estrategia. Iría encaminado a una futura legislatura de rector/a.

El grupo prefiere dejar la propuesta general y marcar como hitos en el desarrollo de la misma, puntos concretos que se han debatido y comentado.

Propuesta:

La sociedad y grupos de interés demandan a las organizaciones prácticas más transparentes. . La transparencia es una respuesta a una exigencia social: mayor transparencia, y mayor ética. No debería ser sólo por cumplir con la ley.  Así, la universidad debería abanderar la implantación de gestiones más transparentes, como ha venido haciendo y se recoge en este resumen de la oficina de software libre con información al respecto: http://osl.ugr.es/2016/11/18/la-universidad-de-granada-transparencia-y-datos-abiertos/. Sin embargo, percibimos que no es suficiente. Las universidades, por su papel mediador entre la empresa y la sociedad, son esenciales en el proceso.

Al implantar una política de mayor transparencia, se convierte en una institución de mayor atractivo educativo, social y hasta de inversión. Con mayor transparencia se prevendrían malas praxis, como las que se han observado recientemente en la Universidad Rey Juan Carlos de Madrid.

El plan de transparencia debería decidir, indicar, qué es público y qué no, para que no haya un exceso de datos y que al final perjudique el encontrar información relevante. Con una buena organización, podrían estar en abierto casi todos los datos de la Universidad, excepto los más sensibles y los protegidos por la ley.

¿Qué son las cosas que más interesan al PDI, al PAS, a los alumnos, a la sociedad? Sabiéndolo, eso es lo que debería estar sin falta accesible. Debería haber un formulario para solicitar información, en el portal de Transparencia. Se podría responder de forma individual, o si hay muchas solicitudes similares, una página de Preguntas Frecuentes y acceso directo a los datos más solicitados.

Aún hay prevista otra reunión del laboratorio, el Viernes 11 de mayo, a las 13:00 horas, en el Aula de Formación del PAS del Complejo Administrativo Triunfo, para revisar la propuesta y la presentación de la misma.

 

Respuesta de LabIN Granada

¡Genial, un gran trabajo! Buena suerte para la última sesión, ¡ya queda menos! 😀

Respuesta de Manolo

Hoy hemos tenido la última sesión del laboratorio. Hemos revisado la propuesta final, hecho algunos cambios y hablado de la presentación. Lamentablemente, por cuestiones laborales, ninguno de los participantes del taller podremos asistir a la presentación de la propuesta, pese a todo el trabajo e ilusión que le hemos puesto.

Ha sido  una experiencia muy enriquecedora y entretenida, y ha sido un placer trabajar con mis compañeros y compañeras del laboratorio.

Ojalá la propuesta no quede en saco roto!